DSGVO – Alles was Recruiter wissen sollten!

DSGVO Recruiting Datenpool

Was ändert die DSGVO im Daten-Pool des Recruiters

Mehr Datenschutz – am 25. Mai 2018 tritt die DSGVO in Kraft. Betroffen von dieser neuen Verordnung sind alle, die personenbezogene Daten erfassen, speichern und verarbeiten. Recruiter sollten sich also bestmöglich über die kommende DSGVO informieren. Wie zukünftig mit den Daten im Talent Pool umgegangen werden muss und welche Folgen die DSGVO für das Recruiting hat, erfahren Sie jetzt.

DSGVO Recruiting Datenpool

Daten bleiben Daten – egal ob Sie Bewerberinformationen digital oder klassisch auf einem Blatt Papier festhalten. Nicht zuletzt aus diesem Grund, sollte man sich im Klaren sein, wie man Daten unter der DSGVO zu behandeln hat. Nur noch wenige Wochen haben Recruiter Zeit interne Prozesse zu aktualisieren, sich zu informieren und ihre Technologien anzupassen. An dieser Stelle gibt es hier einen Überblick zur DSGVO, damit auch Sie bestens auf die neue Datenschutzverordnung vorbereitet sind.

Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine neue Verordnung, welche die Datenschutzrichtlinien in der EU vereinheitlichen soll. Die DSGVO soll die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen regeln.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten lassen sich grob in 3 Kategorien zusammenfassen. Hierzu gehören Informationen, die eine natürliche Person identifizieren und einen Bezug zu ihr herstellen – Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummern, Lebenslauf und selbst Hobbies. Zum anderen sind es Zuordnungen zu Kennungen, dazu gehören sämtliche Kennnummern oder besondere Zugehörigkeiten – Religion, politische Einstellungen oder Mitgliedschaften. Zuletzt gehören auch Pseudonyme zu den personenbezogenen Daten. Wird ein Name oder ein Merkmal durch ein Pseudonym aus Nummern oder Buchstaben ersetzt, so gelten diese auch als personenbezogene Daten.

DSGVO personenbezogene Daten

Informationen, die eine Person identifizieren

DSGVO personenbezogene Daten

Zuordnungen zu Kennungen

DSGVO personenbezogene Daten

Pseudonyme Daten

Welche Strafe gibt es bei einem Verstoß der DSGVO?

Bei Verstoß der DSGVO kann mit einer Geldstrafe gerechnet werden.

Bis zu 20.000.000 €

oder

Bis zu 4% des weltweit erzielten Jahresumsatzes des vergangenen Geschäftsjahres

Haftend bei Verstößen sind die Vertretungsorgane des Unternehmens.

Rechte nach der DSGVO

Zweckbindung

Der Zweck der Verarbeitung und Speicherung muss dem Bewerber klar vermitteln und kommuniziert werden.

Verwendung der Daten 

Die Verarbeitung muss rechtmäßig, treu und transparent erfolgen und nur dem beschriebenen Zweck dienen. Daten dürfen zudem nicht weitergeleitet werden.

Datenminimierung

Es dürfen nur die notwendigen Daten gesammelt und gespeichert werden / so wenig Daten wie möglich.

Profiling

Der Bewerber muss über die automatisierte Verarbeiten von Daten in Kenntnis gesetzt werden.

 

Einfluss der Bewerber auf ihre Daten

Bewerber haben das Recht auf die Löschung, Richtigstellung und Einsichtnahme ihrer Daten.

Die Folgen der DSGVO für das Recruiting

Da Recruiter täglich mit den Fischen aus ihrem Daten-Pool arbeiten, greift die neue Verordnung an allen Stellen der Arbeitsabläufe ein. Schon zu Beginn des Bewerbungsprozesses ist daher eine konkrete Einwilligung des Bewerbers notwendig.

Einwilligung zur Verarbeitung der Bewerberdaten

Ein Bewerber hat mit seiner eigenen Bewerbung noch keine Einwilligung gegeben. Auch ein Text, wie “mit dem Abschicken Ihrer Bewerbung haben Sie automatisch Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten gegeben“, reicht nicht mehr aus.

Der Bewerber muss nun konkret und aktiv dem Vorhaben zustimmen. Ein Lösung hierfür – eine Checkbox oder ein Button. Der Bewerber kann so eine Aussage, wie…

“Ich akzeptiere die elektronische Speicherung meiner Daten gemäß der Datenschutzrichtlinien.”

…aktiv bestätigen.

DSGVO Einwilligung Datenschutz

Active Sourcing und die DSGVO

Ist Active Sourcing unter der DSGVO überhaupt noch möglich? Die Antwort ist – JA. In der Theorie darf das Anschreiben laut der neuen Verordnung nur mit Einwilligung geschehen, hier gibt es jedoch gesonderte Regelungen.

Die Daten werden unter berechtigten Interesse der Beteiligten erworben, verwahrt und verarbeitet. Das Unternehmen hat in diesem Fall das berechtigte Interesse, eine Vakanz mit einem passenden Kandidaten zu besetzen. Gegenüber steht der Bewerber, der das berechtigte Interesse hat, ein attraktives Jobangebot zu bekommen.

Wer auf Plattformen, wie XING oder LinkedIn angemeldet ist, zeigt automatisch berechtigtes Interesse als Teil einer Business-Datenbank mit öffentlich einsehbaren Daten.

DSGVO berechtigtes Interesse

Diese Chancen bietet die DSGVO für besseres Recruiting

Verordnungen bringen immer Veränderungen. Die Gegebenheiten der DSGVO machen die Überarbeitung der eigenen Recruiting-Prozesse unerlässlich. Was zunächst aufwendig klingt, kann für die künftige Arbeit zur großen Chance werden. Alte HR-Software wird sich von neuen, innovativen Systemen trennen und so entsteht mehr Raum für Effizienz und Fortschritt des Recruitings. Die Verordnung bietet also auch eine Chance für neue Recruiting-Software!

Der Mehraufwand der DSGVO kann durch intelligente Systeme von selbst kompensiert und optimiert werden. In gewisser Weise fördern die neuen Datenschutzrichtlinien auch den Fortschritt der Branche.

Wer den Inhalt der DSGVO kennt und entsprechende Maßnahmen einleitet, kann der kommenden Veränderung also entspannt entgegen treten.

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